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個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

協同組合グローブ(以下、当組合と称する。)は、個人情報の保護に関する法律第1条の目的「個人情報の適切かつ効果的な活用が新たな産業の創出並びに活力ある経済社会及び豊かな国民生活の実現に資するものであることその他個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする」に則り、個人情報を、個人の人格尊重の理念の下に、慎重かつ適切に取扱います。

当組合は、今後とも信頼される組合であり続けるために、以下の通り個人情報保護方針を定め、役員・職員一同、個人情報の保護に関する法令及び当組合の個人情報保護に関する規定等を遵守して、個人情報を適切に取扱うことを、ここに宣言致します。

 

 

1.個人情報の定義

この個人情報保護方針(プライバシーポリシー)で「個人情報」とは、生存する個人(国内・国外に居住する外国人を含む)に関し、特定の個人を識別することができる以下の情報を指します。


※原則として生存する個人の情報となりますが、例外として、死者に関する情報が、同時に、遺族等の生存する個人に関する情報でもある場合には、当該生存する個人に関する情報となります。

以下の(1)、(3)、(6)以外については、本人の氏名を組み合わせることにより、特定の個人を識別できるものに限り、個人情報となります。

(1)氏名

(2)生年月日、連絡先(住所・電話番号・メールアドレス)、会社における職位等に関する情報

3)防犯カメラに記録された情報等、※本人が判別できる明瞭な映像情報(SNSに投稿された画像・動画・写真等を含む)
※本人が判別できない不明瞭な映像情報は個人情報ではありません。


(4)雇用管理情報、組合員情報、技能実習生等情報
(職員名簿・役員名簿・※組合員名簿・技能実習生名簿・建設/造船就労者名簿・履歴書・職員を評価した情報等、個人情報データベース等に含まれる個人情報を含む。)

※組合員名簿については、氏名の箇所のみ個人情報となります。

(5)官報、電話帳、職員録、有価証券報告書、新聞、ホームページ、SNS等で公にされている特定の個人を識別できる情報(本人の氏名等)

(6)個人識別符号が含まれるもの
1.身体の一部の特徴を電子計算機のために変換した符号
イ 細胞から採取されたデオキシリボ核酸(DNA)を構成する塩基の配列
ロ の骨格、皮膚の色、目、鼻、口その他の顔の部位の位置及び
  形状によって定める容貌
ハ 虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様
ニ 発声の際の声帯の振動、声紋の開閉並びに声道の形状及びその変化
ホ 歩行の際の姿勢及び両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様
へ 手のひら又は手の甲若しくは指の皮下の静脈の分岐及び
  端点によって定まるその静脈の形状
ト 指紋又は掌紋


2.サービス利用や書類において対象者ごとに割り振られる符号

パスポート番号、基礎年金番号、運転免許証番号、住民票コード、個人番号(マイナンバー)、在留カード番号、特別永住者証明書番号、雇用保険被保険者証番号、その他証明書の文字、番号、記号その他の符号(国民健康保険被保険者証、健康保険被保険者証、後期高齢者医療被保険者証、介護保険被保険者証等)

(7)要配慮個人情報
人種、信条、社会的身分、※病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実(刑事事件に関する手続きに着手されたもの)その他ご本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる情報

「病歴」とは、病気に罹患した経歴を意味するもので、特定の病歴を示した部分(例:特定の個人ががんに罹患している、統合失調症を患っている等)が該当します。

「犯罪の経歴」とは、前科、すなわち有罪の判決を受け、これが確定した事実が該当します。

※ 病歴に準ずるもの
障害(身体障害、知的障害、精神障害(発達障害を含む。)その他の心身の機能の障害を含む。)、健康診断の結果、健康診断の結果に基づく医師による保健指導、診療、調剤

※ 犯罪の経歴に準ずるもの
本人を被疑者又は被告人として、逮捕、 捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の 刑事事件に関する手続が行われたこと、本人を非行少年又はその疑いのある者 として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと

 

なお、企業の財務情報等、法人等の団体そのものに関する情報(役員・従業員等に関する情報は除く)は、個人情報に該当しません。

参考(個人情報保護委員会のホームページより)5ページから15ページを参照ください。
個人情報保護についてのガイドライン 通則編

2.個人情報の取得と利用目的

当組合を通じての実習実施者への求職時や、当組合の事業利用申し込み時等に、適法かつ公正な手段により、業務の遂行上必要な限りにおいて、履歴書・組合加入申込書・求人票等の書面上等において個人情報を取得し、以下の職員等の労務管理等や技能実習生等の監理事業等の目的のため、業務の遂行上必要な限りにおいて、個人情報を利用させていただきます。

なお、これにより、「個人情報の利用目的をできる限り特定し、あらかじめ公表している」こととさせていただきます。

  • (1)組合員や入国管理局等国の機関、中小企業団体中央会、外国にある第三者、その他関係機関への連絡・各種資料等の送付
  • (2)組合員や入国管理局等国の機関、中小企業団体中央会、外国にある第三者、その他関係機関からの問い合わせ等に対する回答
  • (3)組合加入希望者からの組合加入申込や組合員からの外国人技能実習生、外国人建設・造船就労者の求人申込への対応
  • (4)外国人技能実習生や外国人建設・造船就労者が日本国内へ入国・在留するための適正監理計画認定、在留資格認定、技能実習2号(3号)移行希望申請、在留資格変更、在留期間更新、技能評価試験受験等の入国管理局等国の機関、中小企業団体中央会、その他関係機関への申請、その他入国管理局等国の機関その他関係各機関からの巡回指導、実態調査、アンケート等への対応
  • (5)実習実施者への訪問指導や監査実施等ならびに外国人技能実習生や外国人建設・造船就労者からの相談等対応
  • (6)組合員への当組合事業に限定してのサービス等提供
  • (7)役員や職員等の労務管理・各種保険の手続き・健康診断の手続き、緊急連絡等に必要な範囲内での利用
  • (8)その他当組合の事業に関し、個人情報保護法等法令に違反しない合理的な利用目的の範囲内での利用

 

要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他ご本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報)については、原則取得いたしません。

利用目的の特定や公表に係らず、以下の場合を除き、ご本人の同意を得なければ要配慮個人情報を取得致しません。もし要配慮個人情報を取得した場合は、特に慎重に取り扱います。

  • (1)取得手続きが法定されている等、法令に基づく場合
  • (2)緊急搬送された人間について他者に病歴を照会する等、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • (3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人に同意を得ることが困難であるとき
  • (4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  • (5)要配慮個人情報が、ご本人、国の機関、地方公共団体や個人情報保護法上の義務の適用を受けない者(報道機関、著述を業として行う者、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体、宗教団体、政治団体)等により公開されている場合

当組合は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行いません。

当組合が監理する技能実習生等のマイナンバー(個人番号)については、当組合が取得・利用・保管することは一切ありません。


参考(個人情報保護委員会のホームページより)26ページから38ページを参照ください。
個人情報保護についてのガイドライン 通則編

3.個人情報の適切な管理

個人情報の紛失、破損、改ざん及び漏洩等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じて、適正に保護管理します。

個人データに関しては、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ち、不要になったときは消去するよう努めます。

当組合の役員、職員等(アルバイト等も含む)、若しくは役員、職員等であった者は、正当な理由なく、その業務に関して知ることができた個人情報のみならず、秘密も含め、漏洩し、又は盗用しません。

なお、ご本人が自ら個人情報を公開した場合や、Eメールやウェブサイト上での入力ミス等を原因として個人情報が漏れた場合など、当組合の責任外での個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などに関しましては、当組合では責任を負いかねますのでご注意ください。

特にマイナンバー(個人番号、Individual Number)は、事業者が従業員に対し、給与の源泉徴収票作成事務や健康保険・厚生年金届出事務を処理する目的等、番号法19条で限定的に明記された場合を除き、原則として、第三者へ提供することが法律で禁止されています。マイナンバーをむやみに提供しないよう、十分ご注意ください。絶対にSNS上に掲載したりすることのないようにしてください。紛失しないよう、厳重に保管してください。

番号法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律) 

個人情報保護委員会 番号法ガイドライン(事業者編)

個人情報保護委員会 インターネット等におけるマイナンバーの公表に対する注意喚起

 

4.個人情報の第三者提供

当組合から、ご本人から同意を得た上、上記利用目的の達成に必要な範囲内において、※本人に代わって、外国の第三者を含む第三者に提供する※個人データの項目・提供の手段または方法については、以下の通りです。
(※本人に代わって個人データを提供するのでなければ、第三者提供には記録が必要となります。)
(※個人データでなければ、本人に代わって提供するのでなくとも、記録は必要ありません。)


提供先は、主に外国人技能実習生等関係機関であり、国の機関では法務省入国管理局、厚生労働省、国土交通省、その他外国人技能実習機構、公益財団法人国際研修協力機構、外国人技能実習生の技能評価試験実施機関、外国の技能実習生等送出機関等です。
(国の機関は個人情報保護法のいう第三者に該当しませんが、ここでは念のため記載しております。)

また、当該個人データについては、本人の求めに応じて、当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしております。

  • (1)第三者に提供される技能実習生や建設・造船就労者の個人データ項目
    氏名、生年月日、住所、職業、国籍、現に有する在留資格、在留期限、出入国歴、在日親族、配偶者の有無、パスポート番号、在留カード番号、学歴、職歴、電話番号、その他入国・在留に必要な最低限の情報
  • (2)第三者に提供される組合員の個人データ項目
    法人名、代表者名、電話番号、ファクス番号、メールアドレス、住所、資本金、設立年月日、業種、主要製品、担当部署、担当者名、技能実習指導員名、技能実習指導員・生活指導員・管理指導員の経歴、生活指導員名、技能実習責任者名、パスポート番号(外国人技能実習生候補者を現地で面接する場合)、その他当組合の事業利用に必要な最低限の情報
  • (3)提供の手段または方法
    個人データ項目が記載された文書や画像等をプリントアウトし、郵送、手渡し、ファクス、またはEメールにて提供する。電話により個人データをお伝えすることもあります。
  • (4)本人の求めを受け付ける方法
    下部に記載の当組合連絡先までご連絡ください。速やかに第三者への提供を停止させていただきます。ただし、提供を停止することで入国管理局等国の機関等への各種申請等が滞る等、組合員や技能実習生等に不利益が生じることがあります。

 

ただし、以下の場合は、ご本人の同意を得ずに、個人情報を第三者へ開示、提供することがあります。

  • (1)個人情報保護法以外の他の法令に基づく場合
  • (2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • (3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人に同意を得ることが困難であるとき
  • (4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

参考(個人情報保護委員会のホームページより)
個人情報保護についてのガイドライン 第三者提供編


※個人データとは

①特定の個人情報をコンピュータを用いて、ソート等で検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物。

②コンピュータを用いていない場合であっても、カルテ等、紙面で処理した個人情報を一定の規則(例えば、五十音順、年月日順等)に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態に置いているもの

具体例
10人分の履歴書(1から10の番号が振られているが、五十音順ではない)は、個人データではありません。ただしこれに、番号や氏名等が記載されたリスト等がついていれば、容易に検索できるため、個人データとなります。また、1人だけの履歴書は個人データとはなりません。

5.個人情報の開示・訂正・消去及び苦情・問い合わせ

ご本人又はその代理人から、※保有個人データの開示・訂正・消去等の要請があった場合に、遅滞なく適正に対応致します。 また、個人情報に関する苦情・問い合わせ等があった場合は、誠実かつ迅速な対応に努めます。保有個人データの開示・訂正・消去等及び苦情・お問い合わせについては、下部に記載の当組合本部個人情報管理責任者へご連絡下さい。

ただし、保有個人データを開示することにより、次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこととさせていただくことがあります。開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知します。

(1)  本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)  当組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)  他の法令に違反することとなる場合

また、保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合、その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、利用停止を行わないことがあります。利用停止等をしない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知します。
 

保有個人データの開示・訂正・消去等のご要望の際は、慎重を期すため、原則として写真付きの証明書(運転免許証、パスポート、在留カード、個人番号カード等)により、本人確認をさせていただきます。なお、個人番号カードをご提示いただく場合は、個人番号の記載が無い表面のみご提示いただきますようお願いいたします。

 

※保有個人データとは
当組合に開示等の権限がある個人データ(6カ月以内に消去するものを除く)。

 

 

6.法令・規範等の順守

当組合の役員・職員一同は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令等を順守すると共に、組織内教育を実施します。また、今後とも個人情報を適正に管理するため、防犯設備の導入、個人情報保護に関する教育等による秘密を守るために必要な措置を講じ、個人情報管理体制の改善に努めてまいります。

 

平成25年3月1日 制定

平成28年1月12日 改定

協同組合グローブ 〒720-0067 広島県福山市西町二丁目5番6号  TEL 084-922-8202
個人情報管理責任者

 


 

参考(以下はすべて個人情報保護委員会ホームページへのリンクです。)

個人情報保護法ハンドブック
はじめての個人情報保護法_シンプルレッスン
個人情報保護法

個人情報保護委員会 よくある質問(Q&A)

 

平成29年5月30日の改正個人情報保護法施行により、以下の罰則が追加されます。

個人情報データベース等不正提供罪(法第83条)
個人情報取扱事業者若しくはその「従業者」又はこれらであった者が、その業務に関して取り扱った個人情報データベース等(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は盗用したときは、1年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処する。

両罰規定(法第87条)
法人の代表者又は法人若しくは人の代理人、使用人その他の「従業者」が、その法人又は人の業務に関して、第83条から第85条までの違反行為をしたときは、行為者を罰するほか、その法人又は人に対しても、各本条の罰金刑を科する。

 

83条に違反すると、行為者だけでなく、当該行為者が所属する法人や個人事業主にも罰金が科されます。

83条や87条に出てくる「従業者」とは、社員、取締役、監査役、理事、監事、派遣社員、アルバイト等です。したがって、アルバイトだから、役員だから従業者ではない、ということではありません。

 

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