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[投稿日]2017/07/19
[最終更新日]2017/08/09

帳簿書類・事業報告・実施状況報告等

監理団体の帳簿書類、監理団体の事業報告(年1回)、技能実習実施困難時届出書、実習実施者の帳簿書類、実習実施者の実施状況報告(年1回)、実習実施者届出書(初回のみ)についての説明です。

 

以下はページ内リンクです。

 

監理団体の帳簿書類(機構の実地検査で確認されます) 

監理団体の事業報告(年1回、機構本部審査課に提出) 

技能実習実施困難時届出(実習実施者から通知を受けた監理団体が、対象の実習実施者の本社住所地を管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に提出。)

実習実施者の帳簿書類(機構の実地検査で確認されます)

実習実施者の実施状況報告(年1回、対象の実習実施者の本社所在地を管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に提出) 

実習実施者届出 (実習実施者において新制度での始めての技能実習開始後、遅滞なく、対象の実習実施者の本社住所地を管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に提出)

 


 

監理団体の帳簿書類

(技能実習制度運営要領 P236~241参照)

 監理団体は、次の帳簿書類を作成し、監理事業を行う事業所に備えて置かなければなりません。保管期間は、帳簿書類の基となる技能実習が終了した日から1年間です(技能実習生が第2号までの3年間の実習を行った場合、第2号終了時から1年間、第1号開始時からの帳簿を備えて置く必要があります。)。
 
 これらの帳簿書類は、機構が行う実地検査や主務大臣が行う立入検査の際にも提示できるよう適切に作成して備えておく必要があります。

 

 

①実習監理を行う実習実施者の管理簿

・ 実習監理を行う実習実施者の名簿
実習実施者の名簿については、以下の必要事項を網羅した任意の様式を作成する必要があります。

(最低限の記載事項は次のとおり)
ア 氏名又は名称
イ 住所
ウ 代表者の氏名
エ 法人番号
オ 役員の氏名、役職及び住所
カ 技能実習を行わせる事業所の名称、所在地、選任されている技能実習責任者
キ 技能実習責任者の氏名及び役職
ク 技能実習指導員の氏名及び役職
ケ 生活指導員の氏名及び役職
コ 常勤職員数
サ 技能実習を行わせる事業所の常勤職員の総数
シ 技能実習生の受入れ実績(国籍(国又は地域)別)
ス これまでの中途帰国した技能実習生の実績(技能実習の区分別)
セ これまでの行方不明となった技能実習生の実績(技能実習の区分別)

技能実習責任者の履歴書(参考様式第1-4号)

技能実習責任者の就任承諾書及び技能実習に係る誓約書(参考様式第1-5号)

技能実習指導員の履歴書(参考様式第1-6号)

技能実習指導員の就任承諾書及び技能実習に係る誓約書(参考様式第1-7号)

生活指導員の履歴書(参考様式第1-8号)

生活指導員の就任承諾書及び技能実習に係る誓約書(参考様式第1-9号)

・ 監理団体と実習実施者の間の実習監理に係る契約の契約書又はこれに代わる書類

 

②実習監理に係る技能実習生の管理簿

・ 実習監理に係る技能実習生の名簿
実習生の名簿については、以下の必要事項を網羅した任意の様式を作成する必要があります。
(最低限の記載事項は次のとおり)

ア 氏名
イ 国籍(国又は地域)
ウ 生年月日
エ 性別
オ 在留資格
カ 在留期間
キ 在留期間の満了日
ク 在留カード番号
ケ 所属する実習実施者
コ 外国人雇用状況届出の届出日
サ 技能実習を実施している認定計画の認定番号
シ 技能実習を実施している認定計画の認定年月日
ス 技能実習を実施している認定計画の技能実習の区分
セ 技能実習を実施している認定計画の技能実習の開始日
ソ 技能実習を実施している認定計画の技能実習の終了日
タ 技能実習を実施している認定計画の変更認定に係る事項(変更の認定年月日、変更事項)
チ 技能実習を実施している認定計画の変更届出に係る事項(変更届出年月日、変更事項)
ツ 既に終了した認定計画に基づき在留していた際の前記オからキまでの事項
テ 既に終了した認定計画に係る前記サからチまでの事項

技能実習生の履歴書(参考様式第1-3号)

技能実習のための雇用契約書(参考様式第1-14号)

雇用条件書(参考様式第1-15号)

 

監理費管理簿 (参考様式4-5号)

・ 監理費管理簿 (参考様式4-5号)の記載内容を裏付ける資料

※ 支出事実を裏付ける書類(監査時に支出した交通費、入国後講習時に支出した講師への謝金の領収書等がこれに含まれる。)

※ 徴収事実、監理費の算出の根拠を示す書類(請求書、領収書の写し等)

 

④ 技能実習に係る雇用関係の成立のあっせんに係る管理簿(参考様式第4-6号)

・ 求人に関する事項(当監理団体専用様式)

・ 求職に関する事項(当監理団体専用様式)

 

⑤ 技能実習の実施状況の監査に係る書類

監査報告書の写し(省令様式第22 号)

監査実施概要(参考様式第4-7号) ※

※注意事項
監査実施概要については、監査で問題が無ければ監査後に機構へ提出する必要はありませんが、問題の有無にかかわらず、帳簿書類としては必ず監理事業所に備えておく必要があります。

 

⑥ 入国前講習及び入国後講習の実施状況を記録した書類

入国前講習実施記録(参考様式第4-8号)

入国後講習実施記録(参考様式第4-9号)

 

⑦ 訪問指導の内容を記録した書類

訪問指導記録書(参考様式第4-10号)

 

⑧ 技能実習生から受けた相談の内容及び当該相談への対応を記録した書類

団体監理型技能実習生からの相談対応記録書(参考様式第4-11号)

 

⑨ 外部監査の結果を記録した書類(外部監査の措置を講じている監理団体)

外部監査報告書(参考様式第4-12号)

外部監査報告書(同行監査)(参考様式第4-13号)

 


監理団体の事業報告

 監理団体は、毎年1回、監理事業を行う事業所ごとに事業報告書(省令様式第23号)を作成の上、次の書類を添付して、機構の本部事務所の審査課に提出しなければなりません。

① 直近の事業年度に係る監理団体の貸借対照表及び損益計算書又は収支計算書

訪問指導記録書 (参考様式第4-10号)


外部監査報告書 (参考様式第4-12号)
  外部監査報告書(同行監査) (参考様式第4-13号) 
 (外部監査の措置を講じている監理団体の場合)


 この事業報告書は、毎年4月1日から5月31日までに、直近の技能実習事業年度(4月1日に始まり翌年3月31日に終わる技能実習に関する事業年度)に係る報告書を提出することとされています。


 したがって、例えば、11月1日から監理事業を開始した場合には、11月1日から翌年3
月31日までの監理事業に関する事業報告書を作成し、翌年5月31日までに提出することとなります。

事業報告書(省令様式第23号)

 



技能実習実施困難時届出

1.まずは実習実施者から監理団体へ通知

実習実施者は、事業上・経営上の都合、技能実習生の病気や怪我(労災を含む。)の事情等で技能実習を行わせることが困難となった場合には、監理団体に通知しなければなりません。

2.通知を元に、監理団体から機構へ届出

通知を受けた監理団体は、技能実習実施困難時届出書(省令様式第18号)を対象の実習実施者の住所地を管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に提出しなければなりません(法第33条)。

機構本部・地方事務所の所在地一覧

○ 技能実習生が技能実習計画の満了前に途中で帰国することとなる場合には、技能実習生に対し、意に反して技能実習を中止して帰国する必要がないことの説明や、帰国の意思確認を書面により十分に行った上、技能実習生の帰国が決定した時点で、帰国前に機構の地方事務所・支所の認定課へ届け出なければなりません。
これは、旧制度において技能実習生の意に反して技能実習計画の満了前に帰国させるという事案が発生したことを受けたものです。

○ 受け入れている技能実習生が技能実習を継続したいとの希望を持っているかを確認することが必要となります。継続の希望を持っている場合には、他の実習実施者や監理団体等との連絡調整等の必要な措置を講じなければなりません(法第51条)。
また、次の実習先が確保されるまでの間の技能実習生の待遇がどのようになっているのかなど、技能実習生の現状を含めて届け出る必要があります。

○ なお、実習実施者や監理団体が責任を持って次の実習先を確保することが必要ですが、機構が行う実習先変更支援のサービスを利用することも可能です。

 

技能実習実施困難時届出書 (省令様式第18号)

 

【留意事項】

○ 技能実習生が失踪した場合について
技能実習生が失踪した場合についても、技能実習を行わせることが困難となった場合に該当することから、機構への技能実習実施困難時届出が必要となります。なお、失踪した技能実習生については、入管法上の在留資格の取消手続の対象となります。

○ 技能実習計画の認定の取消しがなされた場合について
既に行われている技能実習計画の認定が取り消された場合には、新たに技能実習を開始することはできません。技能実習計画の認定は受けたものの、在留資格認定証明書が未だ交付されていない、又は同証明書は交付されたが技能実習生が入国をしていない場合については、技能実習実施困難時届出書を提出することが必要となります。

 


 

実習実施者の帳簿書類

(技能実習制度運営要領 P151~153参照)

 

 実習実施者は、次の帳簿書類を作成し、事業所に備えて置かなければなりません。
 
 これらの帳簿書類は、機構が行う実地検査や主務大臣が行う立入検査の際にも提示できるよう適切に作成して備えておく必要があります。

 保管期間は、帳簿書類の基となる技能実習が終了した日から1年間です(技能実習生が第2号までの3年間の実習を行った場合、第2号終了時から1年間、第1号開始時からの帳簿を備えて置く必要があります。)。

 

① 技能実習生の管理簿

・ 技能実習生の名簿
技能実習生の名簿については、以下の必要事項を網羅した任意の様式を作成する必要があります。
(最低限の記載事項は次のとおり)
ア 氏名
イ 国籍(国又は地域)
ウ 生年月日
エ 性別
オ 在留資格
カ 在留期間
キ 在留期間の満了日
ク 在留カード番号
ケ 外国人雇用状況届出の届出日
コ 技能実習を実施している認定計画の認定番号
サ 技能実習を実施している認定計画の認定年月日
シ 技能実習を実施している認定計画の技能実習の区分
ス 技能実習を実施している認定計画の技能実習の開始日
セ 技能実習を実施している認定計画の技能実習の終了日
ソ 技能実習を実施している認定計画の変更認定に係る事項(変更の認定年月日、変更事項)
タ 技能実習を実施している認定計画の変更届出に係る事項(変更の届出年月日、変更事項)
チ 既に終了した認定計画に基づき在留していた際の前記オからキまでの事項
ツ 既に終了した認定計画に係る前記ケからタまでの事項

技能実習生の履歴書(参考様式第1-3号)

技能実習のための雇用契約書(参考様式第1-14号)

雇用条件書(参考様式第1-15号)

・ 技能実習生の待遇に係る記載がされた書類(賃金台帳(労働基準法第108条)等労働関係法令上必要とされる書類の備え付けにより対応可能)
 (賃金台帳、労働者名簿、出勤簿、社会保険・労働保険等加入確認書類、36協定、賃金控除協定、就業規則、変形労働時間制に関する届出書、賃金の口座振込払い同意書、健康診断結果票等)

 

認定計画の履行状況に係る管理簿(参考様式第4-1号)

 

技能実習生に従事させた業務及び技能実習生に対する指導の内容を記録した日誌(参考様式第4-2号) 

 

 

 


 

実習実施者の実施状況報告

 実習実施者は、毎年1回、実施状況報告書(省令様式第10号)を作成の上、実習実施者の本社所在地を管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に提出しなければなりません。

機構本部・地方事務所の所在地一覧

 
 この実施状況報告書は、毎年4月1日から5月31日までに、直近の技能実習事業年度(4月1日に始まり翌年3月31日に終わる技能実習に関する事業年度)に係る報告書を提出することとされています。

 
 したがって、例えば、7月1日から翌年6月30日までの1年間、技能実習生を受け入れる場合には、7月1日から翌年3月31日までの実施状況について実施状況報告書を作成し、翌年5月31日までに提出することとなります。
 
 なお、残りの翌年4月1日から翌年6月30日までの実施状況については、次の技能実習事業年度分として翌々年の4月1日から5月31日までに提出することとなります。
 

実施状況報告書(省令様式第10号)

 

【留意事項】

 行方不明者が多い実習実施者について

 報告事項とされている行方不明者率が20%以上かつ3人以上の実習実施者については、管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に対し、行方不明者の多発を防止するための実効性のある対策を講じていることについて、理由書(様式自由)を提出することが必要となります。

 


実習実施者届出

実習実施者は、技能実習計画の認定を受けた後、技能実習を開始したときには、遅滞なく、実習実施者の本社の住所地を管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に実習実施者届出書(省令様式第7号)を提出しなければなりません。

機構本部・地方事務所の所在地一覧


機構に「技能実習を開始したとき」がいつであるか確認したところ、「入国後講習を開始したとき」又は「入国後講習終了後、実習実施者にて技能実習を開始したとき」のどちらでも構わないということです。

○ この届出は、技能実習計画の認定を受けて技能実習を行わせる都度ではなく、当該実習実施者において初めて技能実習計画の認定を受けて技能実習を開始したときのみ、行ってください。

○ 機構に届出が受理された場合には、実習実施者届出受理書(省令様式第8号)が交付されますが、この書類には、「実習実施者届出受理番号」が付されています。この番号は、今後の各種申請で用いることになりますので、大切に保管する必要があります。

 

実習実施者届出書 (省令様式第7号)

実習実施者届出受理書 (省令様式第8号)

 

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