協同組合グローブ（以下、当組合と称する）では以下のとおり個人情報保護方針を定め、役員・職員一同、個人情報の保護に関する法令および当組合の個人情報保護に関する規定等を遵守し、個人情報を適切に取扱うことをここに宣言いたします。
1.個人情報の定義
当組合で扱う「個人情報」は、特定の個人を識別することができる以下の情報を指します。
（1）氏名
（2）生年月日、連絡先（住所・電話番号・メールアドレス）、会社における職位等
（3）防犯カメラに記録された情報等、本人が判別できる明瞭な映像情報
（4）雇用管理情報、組合員情報、技能実習生等情報
※組合員名簿については氏名のみ個人情報となります。
（5）官報、電話帳、職員録、有価証券報告書、新聞、ホームページ、SNS等で公にされている特定の個人を識別できる情報
（6）個人識別符号が含まれるもの
１．身体の一部の特徴を電子計算機のために変換した符号
イ 細胞から採取されたデオキシリボ核酸（DNA）を構成する塩基の配列
ロ 顔の骨格、皮膚の色、目、鼻、口その他の顔の部位の位置および形状によって定める容貌
ハ 虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様
ニ 発声の際の声帯の振動、声紋の開閉並びに声道の形状およびその変化
ホ 歩行の際の姿勢および両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様
へ 手のひら・手の甲もしくは指の皮下の静脈の分岐および端点によって定まるその静脈の形状
ト 指紋または掌紋
２．サービス利用や書類において対象者ごとに割り振られる符号
※個人番号（マイナンバー）、パスポート番号、運転免許証番号、在留カード番号等
（7）人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴等、特に配慮が必要な個人情報
※「病歴」とは特定の病歴を示した部分が該当します。
※「犯罪の経歴」とは有罪の判決を受けて確定した事実が該当します。
※(1)、(3)、(6)以外で、本人の氏名を組み合わせることで個人を識別できるものは個人情報となります。
2.個人情報の取得と利用目的
当組合を通じての実習実施者への求職時や、当組合の事業利用申し込み時等に、履歴書・組合加入申込書・求人票等の書面上等の個人情報を取得し、以下の職員等の労務管理等や技能実習生等の監理事業等の目的のため、業務の遂行上必要な個人情報を利用させていただきます。
なお、これにより「個人情報の利用目的をできる限り特定し、あらかじめ公表している」こととさせていただきます。
（1）組合員や入国管理局等国の機関、外国にある第三者、その他関係機関への連絡・各種資料等の送付
（2）組合員や入国管理局等国の機関、外国にある第三者、その他関係機関からの問い合わせ等に対する回答
（3）組合加入希望者からの組合加入申込や、組合員からの外国人技能実習生の求人申込への対応
（4）外国人技能実習生が日本国内へ入国・在留するための在留資格認定等の入国管理局等国の機関への申請、その他入国管理局等国の機関その他関係各機関からの巡回指導、実態調査、アンケート等への対応
（5）実習実施者への訪問指導や監査実施等ならびに外国人技能実習生からの相談等対応
（6）組合員への当組合事業に限定してのサービス等提供
（7）役員や職員等の労務管理・各種保険の手続き・健康診断の手続き、緊急連絡等に必要な範囲内での利用
（8）その他当組合の事業に関し、個人情報保護法等法令に違反しない合理的な利用目的の範囲内での利用
要配慮個人情報については、原則取得いたしません。
利用目的の特定や公表に係らず、以下の場合を除き、ご本人の同意を得なければ要配慮個人情報を取得いたしません。もし要配慮個人情報を取得した場合は、特に慎重に取り扱います。
（1）取得手続きが法定されている等、法令に基づく場合
（2）緊急搬送された人間について他者に病歴を照会する等、本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）公衆衛生の向上等のために特に必要がある場合であって、本人に同意を得ることが困難であるとき
（4）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
（5）要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体や個人情報保護法上の義務の適用を受けない者（報道機関、著述を業として行う者、大学その他の学術研究を目的とする機関もしくは団体、宗教団体、政治団体）等により公開されている場合
※利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行いません。
※当組合が監理する技能実習生等の個人番号（マイナンバー）について、取得・利用・保管することは一切ありません。
3.個人情報の適切な管理
個人情報の紛失、破損、改ざんおよび漏洩等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じて適正に保護管理します。
個人データに関しては、利用目的に必要な範囲内において正確かつ最新の内容に保ち、不要になったときは消去するよう努めます。
当組合の役員・職員等（アルバイト等も含む）もしくは役員・職員等であった者は、正当な理由なく業務に関して知ることができた個人情報等を漏洩または盗用しません。
なお、本人が自ら個人情報を公開した場合など、当組合の責任外で起きた個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などに関しては、当組合では責任を負いかねます。
4.個人情報の第三者提供
当組合から、本人の同意を得たうえで、本人に代わって外国の第三者を含む第三者に提供する個人データの項目、提供方法については以下のとおりです。
提供先は主に外国人技能実習生等関係機関であり、国の機関では法務省入国管理局、厚生労働省、国土交通省、その他外国人技能実習機構、公益財団法人国際研修協力機構、外国人技能実習生の技能評価試験実施機関、外国の技能実習生等送出機関等です（国の機関は個人情報保護法のいう第三者に該当しませんが念のため記載しております）。
個人データについては、本人の求めに応じて個人データの第三者への提供を停止します。
（1）第三者に提供される技能実習生の個人データ項目
氏名、生年月日、住所、職業、国籍、現に有する在留資格、在留期限、出入国歴、在日親族、配偶者の有無、パスポート番号、在留カード番号、学歴、職歴、電話番号、その他入国・在留に必要な最低限の情報
（2）第三者に提供される組合員の個人データ項目
法人名、代表者名、電話番号、ファクス番号、メールアドレス、住所、資本金、設立年月日、業種、主要製品、担当部署、担当者名、技能実習指導員名、技能実習指導員・生活指導員・管理指導員の経歴、生活指導員名、技能実習責任者名、パスポート番号（外国人技能実習生候補者を現地で面接する場合）、その他当組合の事業利用に必要な最低限の情報
（3）提供の手段または方法
個人データ項目が記載された文書や画像等をプリントアウトし、郵送、手渡し、ファクス、またはEメールにて提供する。電話で個人データをお伝えすることもあります。
（4）本人の求めを受け付ける方法
下部に記載の当組合連絡先までご連絡ください。速やかに第三者への提供を停止いたします。
ただし、提供を停止することで入国管理局等国の機関等への各種申請等が滞るなど、組合員や技能実習生等に不利益が生じることがあったとしても、当組合はその責任を負いません。
ただし、以下の場合は本人の同意を得ずに個人情報を第三者へ開示・提供することがあります。
（1）個人情報保護法以外の他の法令に基づく場合
（2）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人に同意を得ることが困難であるとき
（4）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
※個人データとは、特定の個人情報をコンピュータを用いてソート等で検索することができるよう体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物のことです。
コンピュータを用いない場合であっても、カルテ等、紙面で処理した個人情報を一定の規則（五十音順等）に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう目次・索引・符号等を付し、他人でも容易に検索可能な状態にあるものは個人データに含まれます。
5.個人情報の開示・訂正・消去および苦情・お問い合わせ
本人またはその代理人から保有個人データの開示・訂正・消去等の要請があった場合は、遅滞なく適正に対応いたします。
また、個人情報に関する苦情・問い合わせ等があった場合は、誠実かつ迅速な対応に努めます。
保有個人データの開示・訂正・消去等および苦情・お問い合わせについては、下部に記載の当組合本部個人情報管理責任者へご連絡ください。
ただし、保有個人データを開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しない場合があります。開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知します。
(1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 当組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
また、保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合や利用停止等を行うことが困難な場合、本人の権利利益を保護するため、必要な代替措置を講じることで利用停止を行わない場合があります。利用停止しない旨の決定をしたときは、速やかにその旨を通知します。
保有個人データの開示・訂正・消去等のご要望の際は、慎重を期すため、原則として写真付きの身分証明書（運転免許証、パスポート、在留カード、個人番号カード等）により本人確認をさせていただきます。
※保有個人データとは、当組合に開示等の権限がある個人データ（６ヵ月以内に消去するものを除く）のことです。
6.法令・規範等の順守
当組合の役員・職員一同は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令等を順守するとともに組織内教育を実施します。また、今後とも個人情報を適正に管理するため、防犯設備の導入、個人情報保護に関する教育等による秘密を守るために必要な措置を講じ、個人情報管理体制の改善に努めてまいります。
平成25年３月１日 制定
平成28年１月12日 改定
令和６年12月12日 改定
協同組合グローブ
〒720-0067 広島県福山市西町二丁目5番6号 TEL 084-922-8202
個人情報管理責任者